Fisa postului sef statie

FISA POSTULUI 

 

Relatiile postului : 

- Relatii interne – personalul statiei, coordonator zonal, toate departamentele companiei 

- Relatii externe – reprezentantii altor companii din grup, reprezentantii serviciilor descentralizate  si institutiilor publice locale, clienti, prestatori de servicii 

Descrierea postului 

Scopul postului: 

Sa ofere Grupului Rompetrol servicii excelente, cosntand in coordonarea activitatii si  personalului statiei prin adoptarea celor mai potrivite masuri de crestere continua a vanzarilor. 

Responsabilitati si sarcini: 

FINANCIAR 

Supervizeaza operatiunile financiare specific statiei distributie carburanti, conform  prevederilor procedurilor interne: 

∙ Asigura fiscalizarea tuturor operatiunilor pe casa de marcat; 

∙ Supervizeaza schimbarea preturilor la produsele petroliere si de pe magazine, de cate ori este  cazul; 

∙ Organizeaza si asista la efectuarea inventarelor lunare si la intocmirea situatiilor finale, asigura  recuperarea contravalorii produselor gasite lipsa pe loc sau dupa caz intocmeste factura de  imputatie si intocmirea angajamentelor de piata, cu semnaturile salariatilor – conf. Prevederilor  cuprinse in Procedura de inventariere ; 

∙ Urmareste incadrarea cheltuielilor in bugetul stabilit si pe cat posibil reducerea acestora ; 

∙ Cunoaste si urmareste derularea contractelor specific cu furnizori de utilitati si servicii; 

∙ Asigura numararea cash-ului incasat de la operatorii de state si depunerea la banca- conf.  

prevederilor cuprinse in procedura cu privire la circuitul numerarului in statii ; 

∙ Verifica si intocmeste, dupa caz, inregistrarile din registrul de casa zilnic, controland toate  incasarile si platile efectuate cu cash sau alte forme de plata non-cash acceptate in statiile  Rompetrol ; 

∙ Poate plati facturi cu acordul departamentului Operare, pe decontul facut catre coordonatorul  zonal si aprobat de managerul regional ; 

∙ Urmareste si intocmeste rapoartele de vanzari si stocuri, pe care le transmite zilnic si la sfarsitul  fiecarei luni, la sediu ( Departament Operare si contabilului de statie) ; 

∙ Gestioneaza corect documentele cu regim special ; 

CLIENTI / PIATA 

Dezvolta, promoveaza si monitorizeaza imaginea companiei pe piata, in relatie cu clientii  statiei distributie carburanti : 

∙ Urmareste evolutia preturilor la carburanti in statiile concurente si raporteaza modificarile zilnic  in sistemul Pricenet ;

2 

∙ Promoveaza orice tip de contact specific din oferta de business a firmei in scopul atragerii unui  numar cat mai mare de clienti ( Fill& Go personal, Flote) ; 

∙ Intervine pentru rezolvarea eventualelor divergente cu unii clienti ; 

∙ Initiaza comunicarea cu clientii si interactioneaza cu acestia intr-o maniera placuta si prietenoasa,  asigurand o servire, rapida si corecta a clientilor ; 

∙ Are o atitudine rabdatoare si intelegatoare atunci cand clientii au cereri pretentioase; ∙ Face o buna impresie profesionala la contactul cu persoane din afara companiei; ∙ Monitorizeaza calitatea carburantilor si a marfurilor din magazin prin verificarea arhivei de  

documente insotitoare la receptie si detinerea in statie a ultimelor certificate si licente obtinute de  producator / furnizor, pentru a preveni astfel orice nonconformitati legate de probarea calitatii  ofertei statiilor de distributie carburant Rompetrol ; 

∙ Promoveaza spre analiza diverse propuneri sau reclamatii de la clienti, in vederea stabilirii  masurilor necesare pentru imbunatatirea continua a activitatii si ofertei comerciale in statiile de  distributie carburant – Rompetrol. 

∙ Promoveaza toate ofertele de vanzare din portofoliul societatii, urmarind atragerea potentialilor  clienti catre statie ; 

∙ Instruieste si verifica personalul din subordine cu privire la cunoasterea produselor comercializate  si imbunatatirea continua a serviciilor oferite clientilor. 

PROCESE 

Identifica noi oportunitati de crestere a volumui de vanzari in scopul dezvoltarii activitatii  statiei distributie carburanti si cresterii rentabilitatii acesteia : 

∙ Cauta solutii care sa duca la cresterea vanzarilor, atat la produsele petroliere, cat si la cele din  magazin si face propuneri catre departamentele specifice ( Operare, Shop, Flote) ; ∙ Manifesta interes fata de obiectivele si rezultatele companiei, prezentand o atitudine pozitiva si  deschisa ; 

∙ Propune si adopta cele mai potrivite masuri pentru cresterea vanzarilor si optimizarea stocurilor  de marfa ; 

∙ Asigura implementarea si sustinerea politicii de marketing a companiei prin promotiile  organizate ; 

∙ Furnizeaza rapoarte si analize de vanzari, evolutie preturi in piata de retail si profil, urmareste  piata concurentiala de profil din apropierea statiei si face propuneri pentru dezvoltarea continua a  vanzarilor si serviciilor ; 

∙ Contribuie permanent la cresterea vanzarilor cash a statiilor prin instruirea si verificarea  personalului din subordine cu privire la abordarea corecta a clientilor si interactiunea acestora cu  clientii. 

Comunica si implementeaza noile politici in statie, conform politicilor si procedurilor  interne ale companiei : 

∙ Comunica si implementeaza noile politici in statie ;

3 

∙ Supravegheaza activitatea de vanzare si participa nemijlocit la aceasta, daca este cazul ; 

∙ Cunoaste si respecta prevederile procedurilor interne de lucru Rompetrol Downstream in vigoare  la data emiterii fisei de post si oricare alta revizie a acestora precum si orice procedura emisa  ulterior ; 

∙ Va duce la indeplinire toate responsabilitatile legate de aprovizionarea magazinului stabilite prin  procedura emisa ulterior ; 

∙ Raspunde cantitatea si calitatea combustibilului receptionat prin aplicarea prevederilor inscrise in  procedura de aprovizionare / receptie carburanti si calculeaza cantitatea de combustibil primita  conform cerintelor procedurii ; 

∙ Monitorizeaza calitatea carburantilor si a marfurilor din magazin prin verificarea arhivei de  documente insotitoare la receptia si detinerea in statie a ultimelor certificate si licente obtinute de  producator / furnizor, pentru a preveni astfel orice nonconformitati legate de probarea calitatii  ofertei din statie ; 

∙ Indeplineste toate dispozitiile primite de la sefii ierarhici ; 

∙ Respecta procedura de comunicare a evenimentelor tehnice sau de alta natura ce pot sa apara la  nivelul statiei ; 

∙ Poarta si pastreaza echipamentul de lucru in buna stare ; 

∙ Pastreaza in stare fizica toate mijloacele fixe si obiectele de inventor din dotarea statiei; 

∙ Verifica starea de curatenie si organizarea spatiilor de depozitare; 

∙ Va pastra secretul in relatiile cu tertii asupra tuturor operatiunilor desfasurate in cadrul statiei; 

∙ Verifica in permanenta vizibilitatea statiei: semnale luminoase, pilon, etc; 

∙ Participa la cursurile si trainingurile la care este inscris de catre companie ; 

∙ Se achita promt de sarcini fara sa aiba nevoie de verificare din partea superiorului direct ; 

Verifica stocurile, supervizeaza intocmirea comenzilor si receptionarea marfii cu scopul de  a asigura o functionare eficienta a statiei : 

∙ Urmareste vanzarile / stocurile de carburanti si produse complementare, urmarind aplicarea  metodelor prescrise de analiza si comanda la furnizor in vederea evitarii out-off stock-urile sau  suprastocurile ; 

∙ Urmareste si mentine nivelul stocurilor de produse din statie conform cerintelor din procedurile  specifice SIM ; 

∙ Se asigura ca s-a respectat receptia marfurilor livrate de furnizori, intocmind Nir-urile aferente ; 

∙ Arhiveaza documentele emise si primite in statie conform procedurilor in vigoare ; ∙ Determina daca produsele pot fi acceptate sau respinse ; 

∙ Verifica derularea activitatii de mentenanta echipamente si intervine in scopul prevenirii oricaror  disfunctiuni cauzate de intarzierea reparatiilor solicitate la nivel de statie care pot afecta imaginea  statiei si prejudicia deservirea clinetilor Rompetrol ; 

∙ Cunoaste, verifica si instruieste personalul statiei cu privire la modul de operare al  echipamentelor din dotarea statiei ; 

∙ Asigura interfata de reprezentare in raporturile companiei cu autoritatile la nivel local, zonal ;

4 

∙ Pentru buna desfasurarea a activitatii la statie, asigura aprovizionarea cu materiale consumabile,  iar in cazul formularelor fiscale face cerere la sediu cu cel putin 5 zile lucratoare inainte de  epuizarea stocului. 

Supravegheaza activitatea tuturor salariatilor in vederea respectarii normelor interioare de  conduita : 

∙ Instruieste personalul statiei in vederea operarii corecte la fiscalizarea unei tranzactii acceptata in  statiile Rompetrol ; 

∙ Urmareste incadrarea in program a personalului statiei in vederea inotcmirii pontajului lunar si  anunta eventuale neconcordante la Departamentul HR; 

∙ Identifica abilitatile si cunostintele fiecarui membru al echipei in scopul organizarii cat mai  eficiente a echipei; 

∙ Identifica si rezolva conflictele din cadrul echipei raportand concluziile catre superiorul direct ; 

∙ Initiaza si mentine spiritul de echipa in randul angajatilor ; 

∙ Verifica in mod constant tinuta operatorilor, calitatea si curatenia uniformelor ; 

∙ Se preocupa de solicitarea completarii schemei de personal aprobata pe statie; ∙ Asigura comenzile si evidenta necesara pentru echipamentul de lucru si protectie al personalului  statiei ; 

∙ Participa, la solicitarea supervizorului, in proiecte sau activitati cu caracter temporar, in functie  de rolul si competentelor sale, pentru a contribui la realizarea obiectivelor echipei. 

CRESTERE SI DEZVOLTARE 

▪ Este responsabil de recrutarea si selectarea personalului in functie de standardele cerute de  companie ; 

▪ Identifica necesitatile de instruire ale echipei din statie si propune solutii de rezolvare si  dezvoltare superiorului direct ; 

▪ Participa direct la motivarea personalului si la perfectionarea pregatirii profesionale a angajatilor. QHSE 

In conformitate cu prevederile Legii 319 din 2006, legea sanatatii si securitatii de munca : 

∙ Desfasurarea activitatii conform pregatirii si instuirii sale, precum si cu instructiunile primite din  partea angajatorului, astfel incat sa nu expuna la pericol de accidentare sau imbolnavire profesionala atat propria persoana, cat si alte persoane care pot fi afectate de actiunile sau  omisiunile sale in timpul procesului de munca ; 

∙ Indeplinirea atributiunilor de serviciu conform instructiunilor si procedurilor de lucru in vigoare  astfel incat sa nu expuna la pericol de accidentare si imbolnavire profesionala atat propria  persoana, cat si alte persoane care pot fi afectate de actiunile sau omisiunile sale in timpul  procesului de munca ; 

∙ Sa utilizeze corect masinile, utilajele, aparatura ;

5 

∙ Sa utileze corect, in scopul pentru care au fost acordate, echipamentul individual de protectie si  uniforma de serviciu ; 

∙ Sa utileze corect dispozitivele de protectie, sa nu intervina, sa nu modifice si sa nu procedeze la  scoaterea din functiune a dispozitivelor de protectie ale echipamentelor tehnice ; 

∙ Sa comunice conducatorului locului de munca orice deficienta in functionarea echipamentelor  tehnice si a dispozitivelor de protectie ; 

∙ Sa aduca la cunostinta conducatorului orice accident suferit de propria persoana ; 

∙ Sa isi insuseasca si sa respecte legislatia in domeniul sanatatii si securitatii in munca si  legislatia de mediu si masurile de aplicare a acesteia ; 

∙ Sa dea relatiile solicitate de catre organismele abilitate ; 

∙ Sa participe la programele de instruire si la programele de verificare a starii de sanatate ; 

In conformitate cu Legea nr.307/2006 – privind apararea impotriva incendiilor: 

a) Sa respecte regulile si masurile de aparare impotriva incendiilor, aduse la cunostinta, sub orice  forma, de administrator sau de conducatorul institutiei, dupa caz; 

b) Sa utilieze substantele periculoase, instalatiile, utilajele, masinile, aparatura si echipamentele,  potrivit instructiunilor tehnice, precum si celor date de administrator sau de conducatorul  institutiei, dupa caz ; 

c) Sa nu efectueze manevre nepermise sau modificari neautorizate ale sistemelor si instalatiilor de  aparare impotriva incendiilor ; 

d) Sa comunice, imediat dupa constatare, conducatorului locului de munca orice incalcare a  normelor de aparare impotriva incendiilor sau a oricarei situatii stabilite de acesta ca fiind un  pericol de incendiu, precum si orice defecxtiune sesizata la sistemele si instalatiile de aparare  impotriva incendiilor ; 

e) Sa coopereze cu salariatii desemnati de administrator, dupa caz, respectiv cu cadrul tehnic  specializat, care are atributii in domeniul apararii impotriva incendiilor, in vederea realizarii  masurilor de aparare impotriva incendiilor ; 

f) Sa actioneze in conformitate cu procedurile stabilite la locul de munca, in cazul aparitiei oricarui  pericol iminent de incendiu; 

g) Sa furnizeze persoanelor abilitate toate datele si informatiile de care are cunostinta, referitoare la  producerea incendiilor. 

Obligatii specifice QHSE : 

▪ Cunoaste si respecta prevederile generale ale legislatiei in vigoare din punct de vedere Sanatate si  Securitate in Munca, Situatii de Urgenta, mediu, prevederile procedurilor operationale si  instructiunilor de lucru Rompetrol Downstream in vigoare la data emiterii fisei de post si oricare  alta revizie a acestora precum si orice procedura emisa ulterior, conform activitatii desfasurate in  statie ;

6 

▪ Cunoaste si aplica instructiunile proprii companiei, de Sanatate si Securitate in Munca, situatii de  urgenta, mediu specifice locului de munca inclusive Procedurile si instructiunile HACCP – privind siguranta alimentului ; 

▪ Poarta si pastreaza echipamentul de protectie si uniforma de serviciu in buna stare ; 

▪ Aplica, dupa caz, normele de igiena muncii specifice alimentatiei publice ; 

▪ Cunoaste tematica de instruire lunara SSM si SU si participa la efectuarea programelor de  instruire specifice locului de munca ; 

▪ Cunoaste atributiile care-i revin prin planul de prevenire si protectie, planul de interventie  Prevenirea si Stingerea Incendiilor, planul de evacuare, planul de actiune in caz de poluare  accidentala pentru statia in care lucreaza ; 

▪ Cunoaste riscurile aferente activitatii pe care o desfasoara, consecintele previzibile pentru  activitatea desfasurata in cadrul statiei ; 

▪ Cunoaste stingatoarele din dotare pe tipuri, precum si modul de actionare a acestora ; 

▪ Cunoaste modul de actiune in cazul unui inceput de incendiu in statie, conform cu scenariile de  desfasurare a exercitiilor practice stabilite prin tematica de instruire ; 

▪ Completeaza permisele de lucru cu foc, fara foc, sapaturi - la solicitarea sefului de statie sau il  lipsa acestuia ; 

▪ Anunta superiorul direct si departamentul QHSE despre orice accident suferit pe teritoriul statiei ; 

▪ Completeaza registrul eveniment si registrul de monitorizare termene de valabilitate pentru  produsele din magazine; 

▪ Acorda primul ajutor in statie cf. instruirii pe care o detine si intervin in caz de situatii de urgenta  conform responsabilitatilor pe care le au in planurile de interventie ; 

▪ Depune si inregistreaza documentatia pentru obtinerea autorizatiilor de functionare, la autoritatile  competente ; 

▪ Reprezinta societatea in relatia cu autoritatile locale si in timpul controalelor efectuate de  autoritati ; 

▪ Transmite catre departamentul QHSE procesele verbale de control emise de autoritati si se ocupa  de transmiterea raspunsurilor la procesele verbale de control, catre acestea ; 

▪ Monitorizeaza termenele de verificare legala pentru echipamentele tehnice supuse verificarilor  ISCIR si Metrologie ; 

▪ Monitorizeaza termenele de valabilitate pentru autorizatii, cursuri de igiena si control medical si  transmite listele de personal pentru efectuarea controlului medical si pentru efectuarea cursurilor  catre departamentul QHSE si firma prestatoare de servicii ; 

▪ Transmite necesarul de echipament de lucru si protectie pentru personalul statiei - catre coord. de  zona ; 

▪ Efectueaza instructajul periodic pentru Sanatatea si Securitatea Muncii si Situatii de  Urgenta pentru personalul statiei, efectueaza testarea anuala a personalului din subordine  si transmite catre QHSE necesarul de fise de instruire ; 

▪ Instruieste personalul din subordine cu procesele verbale de cercetare accident, schimbari  de legislatie si actualizari de documente specifice QHSE ; 

▪ Participa la efectuarea auditurilor interne si externe pe punctul de lucru ;

7 

▪ Completeaza permisele de lucru cu foc, fara foc, sapaturi ; 

▪ Instruieste personalul extern care desfasoara lucrari pe teritoriul statiei de distributie carburanti ; 

▪ Supravegheaza efectuarea masurilor corective rezultate in urma inspectiilor de Sanatate si  Securitatea in Munca si Situatii de Urgenta a celor rezultate din rapoartele de neconformitate ; 

▪ Se asigura de respectarea cadrului legal in desfasurarea activitatii curente ; 

▪ Aplica, dupa caz, normele de igiena muncii specifice alimentatiei publice ; 

▪ Cunoaste tematica de instruire lunara Sanatate si Securitate in Munca, conform tematicii anuale  in domeniul si participa la efectuarea programelor de instruire ; 

▪ Cunoaste atributiile care-i revin prin planul de prevenire si protectie, planul de interventie  Prevenirea si Stingerea Incendiilor, planul de evacuare, planul de actiune in caz de poluare  accidentala pentru statia in care lucreaza ; 

▪ Participa la programele de instruire si la programele de verificare a starii de sanatate ; Cerintele postului 

Studii : 

- Nivel : superior 

- Domeniu : Tehnic / Economic 

Autorizari / Certificari : 

- Nu sunt necesare 

Experienta : 

- In domeniul comert(retail) – 1-3 ani 

- Pe un post similar/echivalent – minim 1 an (reprezinta avantaj) 

Cunostinte : 

- Experienta dovedita in livrarea de rezultate la nivel de coordonator al unei echipe de retail  - Tehnici si metode de vanzare – gestiune 

- Cunostine despre produsele petroliere si piata de combustibili 

- Cunostinte privind diverse instrumente si tehnici de piata 

Limbi straine : 

- Limba engleza – minim nivel mediu 

Operare calculator : 

- Pachet MS OFFICE – cunostinte medii ( Outlook, Word), cunostinte Excel 

Abilitati: 

- Atitudine proactive 

- Persoana analitica 

- Abilitati de organizare

8 

- Abilitati de prezentare, comunicare si relationare 

Prezenta Fisa a Postului este parte integranta din contractul de munca nr. …Data…… Nume angajat : ………………………...Semnatura : ………………. Data………… Nume supervizor direct :…………..….. Semnatura………………….Data……………

9