IP-SSM-XY-Activitatea de birou

Pentru ca activitatea care se desfășoară în birouri pe timpul lucrului cu documente, echipamente de birotică și la videoterminale să fie realizată în condiții de siguranță, fără pericole pentru integritatea și sănătatea lucrătorilor, aceștia trebuie să cunoască și să respecte regulile transcrise în prezenta instrucțiune proprie.

1. Lucrătorii trebuie să manipuleze cu atenţie şi răbdare bibliorafturile şi dosarele care au şine, ace, agrafe, pentru a preveni înțeparea sau tăierea în acestea.

2. Este interzisă frecarea epidermei de muchiile colilor de hârtie sau de cartoane, de panglicile ambalajelor, de șinele de la dosare, de alonja acestora, de muchiile cuțitelor, cuterelor, foarfecelor și ale ghilotinei de hârtie.

3. Ștergerea/spălarea muchiilor tăioase se va face întotdeauna dinspre partea netăioasă spre cea tăioasă fără a freca cu cu mâna suprafețele tăioase.

4. Este interzisă utilizarea acelor cu gămălie. În locul acestora, pentru fixarea documentelor se vor utiliza agrafe de birou sau colile se vor fi prinse prin capsare.

5. Agrafele de birou vor fi păstrate în cutii închise sau în suporturi magnetice care nu necesită închiderea cu capac.

6. La capsarea și decapsarea colilor lucrătorul va poziționa mâna de susținere a colilor la distanță de locul în care capsează sau decapsează.

7. Pionezele vor fi mânuite cu atenție și răbdare. Acestea vor fi păstrate în cutii care pot fi închise cu capac.

8. Pe timpul cât lucrătorul se deplasează pe căile de circulație, mai ales pe scări este interzisă citirea documentelor și privitul în telefon.

9. Lucrătorilor le este interzis să deschidă brusc uşa unui birou, sau altor încăperi deoarece pot lovi grav un coleg, sau chiar propria persoană.

10. Este interzisă sprijinirea lucrătorilor de uși sau de geamuri, precum și staționarea în dreptul ușilor de acces.

11. Lucrătorii trebuie să urce/coboare cu atenţie scările. Acolo unde scările sunt prevăzute cu balustrade de susținere, lucrătorii se vor ține cu o mână de balustradă.

12. Lucrătorii trebuie să respecte regulile privind manipularea manuală a maselor.

13. Fiecare lucrător trebuie să păstreze ordinea în zona de lucru. Este interzisă colocarea de documente și instrumente de birotică și papetărie pe mese sau în jurul postului de muncă, sau a biroului.

14. Este interzisă așezarea de bibliorafturi, dosare și orice mijloace de producție sau obiecte personale lângă scaunele lucrătorilor și alături de mesele de birou, pentru a preveni împiedicările.

15. Lucrătorii trebuie să respecte instrucţiunile de folosire pentru echipamentele  şi pentru  accesoriile din birou.

16. Pardoseaua trebuie să fie în stare corespunzătoare – fără găuri sau obstacole, fără denivelări şi uscată (nealunecoasă).

17. Microclimatul să fie corespunzător (temperatura, radiaţia solară, şi circulaţia aerului) să asigure confortul necesar. Pentru aceasta, lucrătorii vor utiliza instalațiile de climatizare reglând pe cât posibil parametrii acestora în limitele normale.

18. În locurile unde nu există instalații de climatizare, în perioada caniculară se vor utiliza ventilatoare, de preferință care sunt prevăzute cu mecanism de rotire pentru schimbarea direcției curenților de aer.

19. Viteza maxim admisă a curenților de aer în încăperile cu posturi de lucru este de 5 m/s. Este interzis a se depăși această valoare prin menținerea în funcțiune concomitentă a instalațiilor de climatizare și a ventilatoarelor, sau/și prin menținerea în poziție deschisă a ușilor/geamurilor.

20. Ventilatoarele care nu sunt prevăzute cu mecanism de rotire pentru schimbarea continuă a direcției curenților de aer, se vor ține în funcțiune pe o direcție laterală față de posturile de lucru, evitând astfel producerea unor afecțiuni datorate curenților de aer.

21. Dimensiunea încăperii să fie corespunzătoare numărului de persoane care lucrează în ea (minim 3,71 mp/om ).

22. Birourile trebuie să aibă şi iluminare naturală.

23. Ferestrele să fie echipate cu jaluzele, parasolare sau perdele pentru ca operatorii de calculatoare să poată reduce reflecţiile luminii naturale pe ecranul calculatorului, sau pentru a reduce radiația solară și încălzirea excesivă a spațiului de muncă în perioadele caniculare.

24. În birouri este bine să nu existe zgomote care perturbă atenţia şi comunicarea verbală. În acest scop este interzisă utilizarea radiourilor și a difuzoarelor. Personalul care trebuie să asculte diferite înregistrări în format electronic va utiliza căști audio.

25. În birouri nu este permis să existe fire sau cabluri electrice întinse pe pardosea, întrucât acestea  crează pericol de împiedicare.

26. Eventualele prelungitoare vor fi poziționate astfel încât să nu străbată căi de circulație și nici în apropierea locurilor în care se pot deversa lichide peste acestea.

27. Lucrătorii trebuie să dispună de suficient spaţiu pentru a-şi putea schimba poziţia în timpul lucrului.

28. Biroul trebuie curăţat şi întreţinut în mod corespunzător.

29. Trusa de prim ajutor trebuie să fie disponibilă, agrementată şi cu conţinut neexpirat, iar lucrătorii trebuie să cunoască regulile de acordare a primului ajutor în caz de accident.

30. Căile de evacuare şi ieşirile de urgenţă trebuie să fie semnalizate corespunzător şi neblocate.

31. Monitoarele tebuie să fie reglate (prin rotire şi înclinare) în conformitate cu nevoile utilizatorului şi aşezate în acea poziţie care evită reflecţiile surselor de lumină (din geamuri, de la corpuri de iluminat).

32. Imaginile pe monitoare trebuie să fie bine definite şi să aibă o formă clară.

33. Lucrătorul trebuie să poată regla cu uşurinţă luminozitatea şi contrastul dintre caractere şi fond, și are obigația de a realiza acest lucru, astfel încât să evite oboseala ochilor care apare atunci când sunt utilizate culori stridente/strălucitoare.

34. Lucrătorii vor evita pe cât de mult posibil utilizarea culorilor stridente/strălucitoare. Dacă acest lucru nu va fi posibil din diversitatea de culori și nuanțe utilizate, lucrătorii vor defini spațiile cele mai mici posibile care să fie identificate prin culori strălucitoare/stridente.

35. Ecranele de vizualizare – caracterele de pe ecran trebuie să fie bine definite și distincte, de dimensiuni corespunzatoare și cu spațiu suficient între caractere și între rânduri.

36. Imaginea de pe ecran trebuie să fie stabilă, fără fenomene de scânteiere sau alte forme de instabilitate. Dacă apar astfel de fenomene se va opri lucrul și se va solicita repararea monitorului.

37. Suprafeţele ecranelor videoterminalelor se vor curăţa periodic de depunerile de praf sau amprente digitale, pentru a nu se reduce lizibilitatea.

38. Strălucirea și/sau contrastul dintre caractere și fondul ecranului trebuie să poată fi ușor de reglat de către operator și ușor de adaptat condițiilor ambiante.

39. Ecranul trebuie să poată fi orientat și înclinat cu ușurință.

40. Ecranul nu trebuie să prezinte străluciri supărătoare sau reflexii care ar putea deranja utilizatorul.

41. În cazul lucrului continuu în faţa ecranului, trebuie prevăzute pauze corespunzătoare şi alternarea activităţilor.

42. Durata reală a lucrului în faţa ecranului, trebuie să fie mai mică de 6 ore pe zi.

43. La fiecare 50 de minute lucrate efectiv în faţa ecranului, lucrătorii trebuie să ia o pauză de 10 minute. Această pauză nu este neapărat şi pauză de odihnă. În aceste 10 minute lucrătorii pot executa alte sarcini de muncă.

44. Sarcinile lucrătorilor trebuie diversificate.

45. Lucrătorii trebuie să decidă ordinea în care îşi execută sarcinile, astfel încât să nu fie nevoiţi să privescă ecranul de vizualizare a datelor mai mult de 50 de minute din 60.

46. Iluminatul general şi local trebuie să asigure o lumină şi un contrast satisfăcător între ecran şi fundalul monitorului.

47. Ferestrele trebuie prevazute cu un sistem adecvat de acoperire, cu posibilitati de reglare pentru a atenua lumina naturala la postul de lucru;

48. Distanţa optimă dintre ochii operatorului şi ecranul de vizualizare a datelor este de 50-80 cm. 

49. Trebuie să existe o poziţie confortabilă a corpului, braţelor şi mâinilor.

50. Suportul mouse-lui trebuie să poată susţine încheietura mâinii lucrătorului.

51. Tastatura şi mouse-ul trebuie să se afle la acelaşi nivel.

52. Suprafaţa tastaturii trebuie să fie mată pentru a împiedica reflectarea luminii, înclinabilă și separată de ecran, astfel încât să permită lucratorului găsirea unei poziții de lucru confortabile, care să evite oboseala brațelor și mâinilor.

53. Sistemele de calcul portabile (Notebook/Laptop) sunt destinate unei utilizări de scurtă durată în locuri unde lucrătorul nu are acces la un post de lucru fix.

54. Este interzisă utilizarea notebook-urilor (Laptopurilor) ca sisteme de calcul la posturile fixe de lucru, întrucât nu asigură poziția ergonomică și distanța optimă dintre ochi și ecranul de vizualizare.

55. Masa, sau suprafata de lucru trebuie să aibă o suprafață puțin reflectantă, să aibă dimensiuni suficiente și să permită o amplasare flexibilă a ecranului, tastaturii, documentelor și echipamentului auxiliar de birou.

56. Scaunul de lucru trebuie să fie stabil și să asigure operatorului libertatea de mișcare și o poziție confortabilă.

57. Înălţimea scaunului trebuie să se poată regla, iar lucrătorul are obligația de a-și regla scaunul astfel încât să evite pozițiile de lucru incomode (cu genunchii îndoiți, fără a ajunge cu talpa la pardosea, etc).

58. Înclinarea spătarului trebuie să poată fi reglată cu uşurinţă, iar lucrătorii îl vor regla astfel încât să își poată rezema și partea superioară a spatelui.

59. Șezutul scaunului trebuie să fie reglabil în plan orizontal și vertical, dar și prin înclinare.

60. Este de preferat ca cea mai mare parte din timpul de muncă șezutul scaunului să fie basculat în față, lucrătorul fiind obligat în acest fel să îndrepte spatele, la spătar să aibă și un suport lombar, iar la picioare un suport în care să se sprijine pentru a nu aluneca de pe scaun.

61. Dacă scaunul nu permite bascularea spre înainte se va așeza pe scaun un suport care să asigure înclinarea spre înainte.

62. Personalul care lucrează la calculator trebuie să aibă scaunul prevăzut cu suport pentru braţe, pentru reducerea eforturilor la nivelul brațelor și a umerilor.

63. Dacă este necesar, trebuie să existe suport pentru picioare (reazem).

64. Echipamentele de birou cel mai des utilizate, trebuie să fie la îndemână pentru a putea fi uşor de accesat, fără ca lucrătorul să fie nevoit să rotească trunchiul sau capul, ori să adopte poziții sau mișcări vicioase.

65. Înălţimea biroului trebuie să asigure mobilitatea picioarelor şi coapselor lucrătorului.

66. Poziţia suportului de documente, trebuie să poată fi reglată pentru a asigura o poziţie de citire confortabilă în timpul lucrului, să nu creeze disconfort și nici să nu oblige lucrătorul să adopte poziții vicioase.

67. Trebuie să se țină seama de zgomotul emis de echipamentele din birouri, în special pentru a se evita distragerea atenției sau perturbarea comunicării verbale.

68. Echipamentele de birou care aparțin postului de lucru nu trebuie să creeze disconfort lucrătorilor prin producerea de căldură în exces. Astfel de echipamente vor fi poziționate în locuri îndepărtate de postul de lucru și care să permită o disipare rapidă a căldurii dezvoltate.

69. Soft-ul trebuie să fie corespunzător sarcinii de muncă.

70. Soft-ul trebuie să fie adaptabil nivelului de începător.

71. Soft-ul trebuie prevăzut cu ajutor în limba maternă.

72. Soft-ul trebuie să includă informaţii într-o formă adaptabilă utilizatorului.

73. Lucrătorul trebuie să primească ajutor în cazul unor probleme cu soft-ul.

74. Lucrătorii nu trebuie să simtă o presiune excesivă în îndeplinirea sarcinilor de lucru sau în realizarea termenelor finale.

75. Angajatorul asigură informarea, instruirea şi consultarea corespunzătoare înainte de înfiinţarea, menţinerea sau îmbunătăţirea locurilor de muncă care implică utilizarea computerelor.

76. Plângerile lucrătorilor în legătură cu problemele legate de vedere, vor fi luate în considerare și vor fi comunicate serviciului de medicina muncii pentru a putea stabili examenele medicale profilactice necesare prin care să se poată preveni apariția/dezvoltarea/agravarea unor posibile afecțiuni ale aparatului ocular.

77. Prin serviciul de medicina muncii contractat se va monitoriza starea de sănătate a aparatului ocular al lucrătorilor, iar atunci când este cazul, lucrătorii vor respecta recomandările medicale și tratamentele pe care le primesc.

78. Dacă în urma examinării oftamologice rezultă că ochelarii sau lentilele de contact nu sunt corespunzătoare pentru lucrul cu ecranele de vizualizare, se vor schimba ochelarii pentru o vedere clară, în conformitate cu recomandările medicilor specialiști.

79. Dacă lucrătorii acuză dureri musculo-scheletale (gât, spate, umeri, picioare), trebuie să se realizeze o evaluare ergonomică a locului de muncă.

80. Se interzice lucrătorilor să utilizeze echipamentele de calcul pe care nu le cunosc și pentru care nu au instruirea necesară.

81. Se interzice îndepărtarea dispozitivelor de protecție ale echipamentului de calcul, și a celorlalte echipamente de birou (ventilator, imprimantă, etc).

82. În timpul funcţionării, capacul superior al imprimantelor va fi menţinut închis. Deschiderea capacului imprimantelor, pentru diverse reglaje se va realiza numai după deconectarea acestora de la sursă.

83. La utilizarea imprimantelor se va evita atingerea parţilor fierbinţi.

84. Orice intervenţie în timpul funcţionarii imprimantelor, permisă în documentaţia tehnică, se va realiza cu luarea măsurilor de evitare a antrenării îmbrăcăminții (mâneci, cravate, etc), a podoabelor care atârnă, a părului lung, ori a parţilor corpului de către imprimantă.

85. În timpul funcţionarii echipamentelor, uşile de acces ale încăperilor nu se vor bloca sau încuia, pentru a permite evacuarea rapidă, în caz de pericol, a personalului.

86. Se interzice efectuarea oricărei intervenții la echipamentele de muncă care utilizează energia electrică în timpul funcționării sau atunci când sunt sub tensiune.

87. Funcționarea echipamentelor de calcul va fi permanent supravegheată pentru a se putea interveni imediat ce se produce o defecțiune.

88. Se interzice continuarea lucrului la echipamentul de calcul atunci când se constată o defecțiune a acestuia.

89. Remedierea defecțiunilor se va realiza numai de către personal de întreținere autorizat din cadrul biroului IT sau contractori (servicii specializate IT).

90. Dacă în timpul funcționării  echipamentului de calcul se aud zgomote deosebite, acesta se va opri și se va anunța personalul de întreținere pentru control și remediere din cadrul biroului IT, respectiv contractorii.

91. Se interzice conectarea echipamentelor de birou la prize defecte sau fără legatură la pământ.

92. La utilizarea imprimantelor de mare viteză se vor evita supraîncălzirile care pot conduce la incendii.

93. În încăperile dotate cu imprimante de mare viteză se vor amplasa stingătoare de incendiu încarcate cu dioxid de carbon.

94. Se interzice fumatul în încăperile cu calculatoare și un volum mare de documente. Fumatul este permis numai în locurile special amenajate.

95. Se interzice consumul alimentelor și băuturilor pe masa suport a calculatorului sau deasupra tastaturii.

96. Este interzisă utilizarea calculatoarelor în urmatoarele situații:

1. conectarea la curent electric prin ștechere sau prize care prezintă defecțiuni sau crăpături, șuruburi lipsă sau slab înșurubate;

2. conectarea mai multor aparate la aceeași priză pentru evitarea supraîncărcării și supraîncălzirii peste puterea maximă pe care o suportă priza;

3. punerea în funcțiune fără carcasă de protecție și întrerupătorul care să permită operatorului deconectarea separată a echipamentelor periferice în caz de necesitate;

4. prezența defecțiunilor sau improvizațiilor la instalațiile electrice de alimentare cu energie electrică, la tastatură, imprimantă, mouse, unitate centrală, și toate celelalte perifericele.

97. Punerea sub tensiune a tablourilor de distribuție a energiei electrice va fi efectuata numai de către personal autorizat în acest scop.

98. Se interzice personalului de deservire a echipamentelor de calcul să intervină la tablouri electrice, prize, ștechere, cordoane de alimentare, instalații de climatizare sau la orice alte instalații auxiliare specifice.

99. La punerea sub tensiune a calculatoarelor electronice și perifericelor acestora se vor respecta:

1. punerea sub tensiune a unității centrale, prin acționarea butonului corespunzator de pe panoul unității centrale;

2. punerea sub tensiune a echipamentelor perifericre prin acționarea butoanelor corespunzatoare de pe panourile de comandă, în succesiunea indicată în documentația tehnică a acestora.

100. Scoaterea de sub tensiune a calculatoarelor electronice și perifericelor acestora se va realiza în succesiunea inversă celei prevăzute la punerea sub tensiune.

101. Punerea în funcțiune a unui echipament după revizie sau reparații se va face numai după ce personalul autorizat să efectueze aceste intervenții confirmă în scris că echipamentul respectiv este în bună stare de funcționare.

102. Îmbunătăţirea funcţionalităţii ergonomice a echipamentului la locul de muncă, în special a relaţiei în spaţiul de muncă dintre birou-monitor-scaun.

103. Prizele trebuie să fie bine fixate în perete, să nu fie sparte şi să nu aibă fire neizolate, să aibă pământare.

104. Ştecherele trebuie să fie intacte (să nu fie sparte), să nu aibă fire neizolate.

105. La scoaterea ştecherului din priză, cu o mână se ţine de aceasta şi cu cealaltă se va trage de ştecher. Nu se va trage de cordon! La scoaterea din priză prin smulgerea cordonului ștecherul poate lovi persoanele din apropiere. La smulgerea succesivă a cordonului acesta se poate deteriora la intrarea în ștecher, ceea ce poate favoriva o electrocutare atunci când ștecherul va fi introdus în priză.

106. Reparaţiile instalaţiilor de curent electric, se vor face numai de către electricieni autorizaţi.

107. La terminarea programului de muncă lucrătorii vor închide de la butonul de oprire și sau prin debranșarea de la curentul electric toate echipamentele de muncă (calculatoarele și perifericele acestora, xeroxurile, ventilatoarele, etc.). pe timpul programului de muncă echipamentele care nu se utilizază trebuie să fie oprite și debranșate de la curentul electric.

108. Atunci când lucrătorii trebuie să schimbe poziția unui echipament de muncă din birou, care este alimentat cu energie electrică, în primul rând îl vor scoate din priză și vor evita îndoirea cablurilor de alimentare, precum și poziționarea acestora pe căile de circulație.

109. Echipamentele trebuiesc așezate în locuri sigure, pe birouri sau pe mese, de unde să nu poată cădea prin dezechilibrare sau prin antrenarea neglijentă de către lucrători.

110. Poziţionarea şi aşezarea echipamentelor trebuie să se facă astfel încât să se prevină blocarea căilor de acces. 

111. Este interzisă urcarea cu picioarele pe scaunele prevăzute cu roți întrucât acestea nu asigură un echilibru stabil, dar și pe scaunele care au mânere sau spătar, întrucât în aceste cazuri este posibilă împiedicarea lucrătorului.

112. În situațiile în care lucrătorii trebuie să ridice sau să coboare dosare, bibliorafturi, ori alte mijloace de producție de pe rafturi sau alte suporturi situate la un nivel mai mare decât nivelul umerilor, lucrătorii se vor urca cu picioarele doar pe taburetul prevăzut pentru birouri.

113. Este interzisă fixarea cuterelor, foarfecelor şi a oricăror scule, unelte sau obiecte între cablurile electrice sau paturile de cablu şi pereţi sau între pereți și carcasele echipamentelor de muncă.

114. Lucrătorii vor utiliza cuterul, foarfecele şi cuţitele doar ţinându-le de mâner, le vor aşeza în sertar cu vârful spre înainte şi nu se vor scărpina, nu îşi vor şterge transpiraţia de pe faţă cu ele în mână, ci doar după ce le-au aşezat pe masă sau în sertar. Dacă există un suport pe masă, acestea vor fi așezate cu vârful în jos.

115. Este interzisă purtarea în buzunare a uneltelor cu vârfuri ascuţite. Se interzice punerea cuţitelor , cuterelor, foarfecelor, etc. în buzunare, la brâu sau înfigerea lor în masă.

116. Se va evita frecarea degetelor şi/sau altor suprafeţe ale corpului de suprafeţele tăioase.

117. Cuţitele şi toate celelalte unelte cu vârfuri şi muchii ascuţite se vor mânui dinspre lucrător spre masa de lucru, sau spre înaintea lucrătorului dacă în zona din față nu se găsesc alte persoane, flacoane sau cabluri electrice. La mânuirea de jos în sus, direcţia de mânuire va fi înclinată pentru a nu nu fi lovită faţa sau altă parte a corpului lucrătorilor.

118. Mânuirea cuterelor şi a oricăror unelte/obiecte cu vârfuri şi muchii ascuţite spre lateral şi de jos în sus este interzisă când alături se găsesc persoane/lucrători care pot fi răniţi.

119. Mâna cu care se sprijină materialele care se taie trebuie să fie la distanță suficient de mare de linia de tăiere și a muchiilor tăioase.

120. La posturile de lucru unde lucrează mai multe persoane ce mânuiesc astfel de unelte se va asigura o distanţă de siguranţă între aceştia. Distanţa va fi stabilită în raport cu uneltele utilizate astfel încât să fie eliminată orice posibilitate de tăiere/înţepare între lucrători.

121. Uneltele cu vârfuri sau muchii ascuţite (cuţite, foarfece, cuter, etc.) nu se vor preda de la un lucrător la altul din mână în mână. Predarea acestora se va realiza prin aşezarea lor pe masă cu vârful pe direcție laterală față de cei doi lucrători, iar preluarea prin ridicarea de pe masă prinzându-le de mâner.

122. Cuterul se păstra permanent cu vârful retras în teacă și blocat. Lama cuterului va fi scoasă din teacă doar atunci când trebuie utilizat, lucrătorii fiind obligați să retragă lama acestuia în teacă imediat după utilizare și să scționeze butonul de blocare pentru a preveni deschidderea accidentală.

123. Atunci când lucrătorul trebuie să utilizeze unelte cu vârfuri muchii ascuțite în alt loc decât la postul fix, deplasarea se va face purtând aceste unelte în mână fiind interzisă purtarea în buzunare, iar după terminarea operațiilor uneltele vor fi aduse înapoi la postul fix tot prin purtarea în mână.

124. La utilizarea ghilotinelor de birou, lucrătorii vor fi atenți să nu introducă mâna/degetele în zona de tăiere a discului sau lamei de ghilotină.

125. Atunci când lucrătorii trebuie să poarte în mâini mai multe bibliorafturi sau dosare cu documente, acestea trebuie să fie bine ținute în mâini, să fie stabile între ele (să nu alunece) și să nu acopere câmpul vizual al lucrătorului care le poartă.

126. Pe timpul lucrului cu documente arhivate care prezintă depuneri de prafuri și pulberi specifice, lucrătorii vor purta mască de protecție contra pulberilor, pentru a evita inhalarea acestora și în acest fel posibile afecțiuni pneumoconiogene, care pot fi cauzate de microflora dezvoltată pe colile de hârtie, în praful de carte.