Incepand din data de 4 August, eSSM isi va schimba denumirea in ssmatic.ro toate serviciile vor fi disponibile in continuare fara intrerupere.





Checklist practic circuit documentar conform legislaia muncii

 

[CHECKLIST PRACTIC]  

Circuitul documentar conform Legislației muncii

 

Acte premergătoare angajării:

 

Organigrama

 

Ordin cu privire la aprobarea Statelor de personal

 

Ordin cu privire la crearea/rezervarea 5% din locurile de muncă  destinate persoanelor cu dizabilități; informarea AOFM despre locurile  create/rezervate pentru angajarea persoanelor cu dizabilități;

 

Contract colectiv de muncă (opțional);

 

Evaluarea riscurilor la locurile de muncă;

 

Regulament intern;

 

Alte acte normative recomandate pentru unitate: 

– Regulament de premiere și salarizare; 

– Regulament de evaluare a performanțelor salariaților; – Regulament privind modul de utilizare a transportului auto de  serviciu; 

– Regulament privind măsurile de protecție contra intrărilor  neautorizate a persoanelor pe teritoriul sau in sediul intreprinderii; – Regulament privind accesarea unor anumite servicii la unitate  (telefonie mobilă, sunete internaționale, Internet etc.); 

– Politica internă privind securitatea și sănătatea în muncă (SSM); – Politica internă privind protecția mediului;

 

Acte ce vizează datele cu caracter personal: 

– Regulament cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal  (dcp) ale salariaților (RU, la general) (obligatoriu); 

– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de evidență  contabilă; 

– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de 

 




 

supraveghere video; 

– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de pontare  electronică; 

– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul foto/video în  cadrul evenimentelor organizate de unitate; 

– Politica internă privind securitatea datelor personale.

 



 

Acte privind executarea și modificarea raporturilor de muncă

 

Acorduri de modificare CIM, vizând: 

– durata contractului; 

– specificul muncii; 

– cuantumul retribuirii muncii; 

– regimul de muncă şi de odihnă; 

– specialitatea, profesia, calificarea, funcţia; 

– caracterul înlesnirilor şi modul lor de acordare;

 

Acorduri de suspendare CIM;

 

Acord rechemare din concediul de odihnă anual;

 

Contract de ucenicie;

 

Contract de formare profesională continuă;

 

Contract de formare tehnică;

 

Control medical periodic (obligatoriu pentru anumite funcții);

 

Control medical periodic (obligatoriu pentru salariații care au prestat cel puţin  120 de ore de muncă de noapte).

 



 

Actele pentru perfectarea raporturilor de muncă privind  salariații:

 

Oferta de angajare (opțional)

 

Cerere de angajare (opțional);

 

Acte ce confirmă calificările speciale (diplome, certificate de atestare,  permis de conducere anumite categorii etc. conform art. 57 al CM al RM );

 

Control medical la angajare (obligatoriu pentru anumite funcții)

 




Contract individual de muncă (CIM);

 

Contract de răspundere materială deplină (pentru categoriile de salariati  prevăzuți în Hotărârea Guvernului nr.449 din 2004);

 

Fișa postului;

 

Contract de confidențialitate (opțional);

 

Declarații de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp: – Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU,  general); 

– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul de evidență contabilă; 

– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul de supraveghere video; 

– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul de pontare electronică; 

– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

 



Fișa personală (MR -2);

 

Permis nominal de acces la locul de muncă;

 

Contrasemnarea în Registrul de evidență a eliberării permiselor nominale  de acces la locul de muncă;

 

Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la  întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia  (opțional);

 

Cerere privind transferul salariului la cont bancar;

 

Proces-verbal privind predarea-primirea bunuri (notebook, telefon mobil  etc.);

 

Manualul salariatului (opțional);

 

Ordin de angajare ;

 

Carnet de muncă (doar prezentarea acestuia benevolă sau copia pentru 

 




 

informarea despre ultimele locuri de muncă)

 



 

Ce ordine pot fi întocmite:

 

Numirea persoanei responsabile de implementarea şi monitorizarea  respectării prevederilor Regulamentului privind protecţia dateloc cu  caracter personal (dcp) ale salariaţilor;

 

Ordin privind numirea persoanei responsabile de politica de securitate a  prelucrării dcp;

 

Ordin privind efectuarea instruirii anuale privind responsabilităţile şi  obligaţiile în cazul executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la  incidentele de securitate a dcp;

 

Aprobare a Graficului de acordare a concediilor de odihnă anuale;

 

Cereri de acordare a concediilor;

 

Cereri de divizare a concediului de odihnă anual în părți;

 

Aprobare a Graficului muncii în schimburi;

 

Ordine legate de specificul activității unității (munca în schimburi, munca în zile de sărbătoare nelucrătoare, munca suplimentară, munca în zilele de  repaus, munca sezonieră, șomajul tehnic și modul de determinare a  disciplinei de muncă pe durata șomajului tehnic);

 

Tabel de pontaj;

 

0

Numire a persoanei responsabile de completarea carnetelor de muncă;

 

1

Notificare privind oferirea concediului de odihnă anual;

 

2

Acordare a concediilor de odihnă anuale;

 

3

Rechemare din concediul de odihnă anual

 

4

Acordare a concediului neplătit;

 

5

Acordare a concediului de studii;

 

Acordare a concediului de maternitate;

 




6

   

7

Acordare a concediului de îngrijire a copilului pînă la vârsta de 3 ani;

 

8

Acordare a concediului suplimentar neplătit pentru îngrijirea copilului cu  vârsta de la 3 la 6 ani;

 

9

Acordare a concediului suplimentar neplătit cu durata de 14 zile  calendaristice – unuia din părinții care are 2 şi mai mulţi copii în vârstă de  până la 14 ani (sau un copil invalid), părinţilor singuri necăsătoriţi care au  un copil de aceeaşi vârstă;

 

0

Acordare a concediului suplimentar plătit cu durata de 4 zile calendaristice – unuia dintre părinţii care au 2 şi mai mulţi copii în vârstă de până la 14  ani (sau un copil invalid);

 

1

Acordare a concediului paternal cu durata de 3 zile calendaristice – tatălui  copilului nou-născut;

 

2

Stabilirea suplimentelor la salarii;

 

3

Aplicarea stimulărilor;

 

4

Dispoziție cu privire la solicitarea explicațiilor salariatului;

 

5

Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei pentru constatarea  abaterii disciplinare;

 

6

Act privind refuzul de a da explicații;

 

7

Act privind refuzul de a semna Ordinul;

 

8

Aplicare sancțiune disciplinară;

 

9

Informarea Inspectoratului de Stat al Muncii despre producerea  accidentului;

 

0

Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea  circumstanțelor producerii accidentului;

 

1

Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor producerii accidentului;

 

Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea 

 




circumstanțelor producerii prejudiciului material;

 

3

Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor producerii prejudiciului material;

 

4

Dispoziție de încasare a prejudiciului material;

 

5

Transfer;

 

6

Transfer cu menținerea salariului precedent pentru o lună de zile în cazul  transferului la o muncă mai puțin plătită;

 

7

Modificare a contractului individual de muncă (CIM);

 

8

Suspendare a CIM;

 

9

Stabilire timp de muncă parțial;

 

0

Acordare muncă la domiciliu;

 

1

Delegarea în deplasare;

 

2

Legitimația de deplasare;

 

3

Sistare a activității întreprinderii;

 

4

Stabilirea regimului flexibil de muncă;

 

5

Stabilirea duratei reduse a timpului de muncă (salariați minori, salariați  care îmbină munca cu studiile în instituțiile de învățământ superior și  mediu de specilitate, salariații care activează în condiții de muncă  vătămătoare, salariații a căror muncă implică un efort intelectual și psiho emoțional sporit);

 

6

Demisie;

 

7

Acord de încetare a CIM

 




8

Demers de solicitare către alt angajator de concediere a salariatului  acestuia în legătură cu transferul, în scopul angajării ulterioare a  salariatului la propria unitate;

 

9

Demers de solicitare a acordului și modelul acordului de angajare a unui  salariat care activează la alt angajator;

 

0

Concediere;

 

1

Preavizare a expirării CIM încheiat pe termen determinat;

 

2

Încetarea raporturilor de muncă ale salariatului în legătură cu expirarea  CIM încheiat pe termen determinat;

 

3

Desfacerea CIM;

 

4

Preavizarea reducerea statelor/numărului de personal;

 

5

Reducerea statelor/numărului de personal;

 

6

Informarea AOFM despre disponibilizarea în masă, disponibilizarea  salariaților minori;

 

7

Preavizare privind lichidarea unității;

 

8

Lichidare a unității.

 



 

Securitatea și sănătatea în muncă

 

Instrucțiunea privind obligațiile funcţionale în domeniul securității şi sănătății în muncă pentru funcția concretă (în dependență de specificul muncii  prestate, după caz – de ex., stagiari în anumite profesii);

 

Instrucţiunea privind acordarea primului ajutor medical accidentatului;

 

Instrucţiunea SSM – instructaj introductiv general

 

Instrucțiunea SSM pentru asigurarea securității antiincendiare;

 

Instrucțiunile SSM pentru instrumentele, utilajul, obiectele etc. folosite de  lucrători;

 




Contrasemnare în Registrul de evidență a eliberării echipamentului  individual de protecție (după caz);

 

Procesul – verbal privind verificarea cunoştinţelor în domeniul SSM.

 



 

Registre de evidență

 

Evidență a contractelor individuale de muncă;

 

Evidenţă a cererilor și a documentelor anexate la acestea ale persoanelor  cu dizabilităţi care s-au adresat pentru a fi angajate în muncă la unitate;

 

Evidență a ordinelor;

 

Evidență a documentației de intrare;

 

Evidență a documentației de ieșire;

 

Evidență a instruirilor cu privire la responsabilităţile şi obligaţiile în cazul  executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la incidentele de securitate  dcp;

 

Evidență a scoaterii şi introducerii mijloacelor de prelucrare a datelor cu  caracter personal din/în perimetrul de securitate;

 



 

Actele necesare în cazul stagiarilor sau altor categorii de  persoane care prestează servicii:

 

Contract de prestări servicii;

 

Contract de efectuare a stagiului practic în producție;

 

Contract de confidențialitate;

 

Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului intern;

 

Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de securitate și sănătate a  muncii (SSM)

 

Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de mediu;

 

Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de protecție a dcp;

 

Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la 

 




 

prelucrarea dcp ale salariaților (RU, la general);

 

Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la  prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă;

 

0

Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la  prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video;

 

1

Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la  prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică;

 

2

Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU,  general);

 

3

Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul de evidență contabilă;

 

4

Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul de supraveghere video

 

5

Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul de pontare electronică;

 

6

Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în  sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

 

7

Confirmarea aducerii la cunoștință a altor acte normative la nivel de  unitate ce au tangență cu munca prestată;

 

8

Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la  întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia  (după caz);

 

9

Proces-verbal privind predarea-primirea a anumitor bunuri ce vor fi folosite de către persoana respectivă.