Incepand din data de 4 August, eSSM isi va schimba denumirea in ssmatic.ro toate serviciile vor fi disponibile in continuare fara intrerupere.
Checklist practic circuit documentar conform legislaia muncii
[CHECKLIST PRACTIC]
Circuitul documentar conform Legislației muncii
Acte premergătoare angajării: |
||
1 |
Organigrama |
|
2 |
Ordin cu privire la aprobarea Statelor de personal |
|
3 |
Ordin cu privire la crearea/rezervarea 5% din locurile de muncă destinate persoanelor cu dizabilități; informarea AOFM despre locurile create/rezervate pentru angajarea persoanelor cu dizabilități; |
|
4 |
Contract colectiv de muncă (opțional); |
|
5 |
Evaluarea riscurilor la locurile de muncă; |
|
6 |
Regulament intern; |
|
7 |
Alte acte normative recomandate pentru unitate: – Regulament de premiere și salarizare; – Regulament de evaluare a performanțelor salariaților; – Regulament privind modul de utilizare a transportului auto de serviciu; – Regulament privind măsurile de protecție contra intrărilor neautorizate a persoanelor pe teritoriul sau in sediul intreprinderii; – Regulament privind accesarea unor anumite servicii la unitate (telefonie mobilă, sunete internaționale, Internet etc.); – Politica internă privind securitatea și sănătatea în muncă (SSM); – Politica internă privind protecția mediului; |
|
8 |
Acte ce vizează datele cu caracter personal: – Regulament cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal (dcp) ale salariaților (RU, la general) (obligatoriu); – Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă; – Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de |
supraveghere video; – Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică; – Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate; – Politica internă privind securitatea datelor personale. |
Acte privind executarea și modificarea raporturilor de muncă |
||
1 |
Acorduri de modificare CIM, vizând: – durata contractului; – specificul muncii; – cuantumul retribuirii muncii; – regimul de muncă şi de odihnă; – specialitatea, profesia, calificarea, funcţia; – caracterul înlesnirilor şi modul lor de acordare; |
|
2 |
Acorduri de suspendare CIM; |
|
3 |
Acord rechemare din concediul de odihnă anual; |
|
4 |
Contract de ucenicie; |
|
5 |
Contract de formare profesională continuă; |
|
6 |
Contract de formare tehnică; |
|
7 |
Control medical periodic (obligatoriu pentru anumite funcții); |
|
8 |
Control medical periodic (obligatoriu pentru salariații care au prestat cel puţin 120 de ore de muncă de noapte). |
Actele pentru perfectarea raporturilor de muncă privind salariații: |
||
1 |
Oferta de angajare (opțional) |
|
2 |
Cerere de angajare (opțional); |
|
3 |
Acte ce confirmă calificările speciale (diplome, certificate de atestare, permis de conducere anumite categorii etc. conform art. 57 al CM al RM ); |
|
4 |
Control medical la angajare (obligatoriu pentru anumite funcții) |
5 |
Contract individual de muncă (CIM); |
|
6 |
Contract de răspundere materială deplină (pentru categoriile de salariati prevăzuți în Hotărârea Guvernului nr.449 din 2004); |
|
7 |
Fișa postului; |
|
8 |
Contract de confidențialitate (opțional); |
|
9 |
Declarații de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp: – Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU, general); – Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă; – Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video; – Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică; – Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate; |
1 |
Fișa personală (MR -2); |
|
2 |
Permis nominal de acces la locul de muncă; |
|
3 |
Contrasemnarea în Registrul de evidență a eliberării permiselor nominale de acces la locul de muncă; |
|
4 |
Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia (opțional); |
|
5 |
Cerere privind transferul salariului la cont bancar; |
|
6 |
Proces-verbal privind predarea-primirea bunuri (notebook, telefon mobil etc.); |
|
7 |
Manualul salariatului (opțional); |
|
8 |
Ordin de angajare ; |
|
9 |
Carnet de muncă (doar prezentarea acestuia benevolă sau copia pentru |
informarea despre ultimele locuri de muncă) |
Ce ordine pot fi întocmite: |
||
1 |
Numirea persoanei responsabile de implementarea şi monitorizarea respectării prevederilor Regulamentului privind protecţia dateloc cu caracter personal (dcp) ale salariaţilor; |
|
2 |
Ordin privind numirea persoanei responsabile de politica de securitate a prelucrării dcp; |
|
3 |
Ordin privind efectuarea instruirii anuale privind responsabilităţile şi obligaţiile în cazul executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la incidentele de securitate a dcp; |
|
4 |
Aprobare a Graficului de acordare a concediilor de odihnă anuale; |
|
5 |
Cereri de acordare a concediilor; |
|
6 |
Cereri de divizare a concediului de odihnă anual în părți; |
|
7 |
Aprobare a Graficului muncii în schimburi; |
|
8 |
Ordine legate de specificul activității unității (munca în schimburi, munca în zile de sărbătoare nelucrătoare, munca suplimentară, munca în zilele de repaus, munca sezonieră, șomajul tehnic și modul de determinare a disciplinei de muncă pe durata șomajului tehnic); |
|
9 |
Tabel de pontaj; |
|
1 0 |
Numire a persoanei responsabile de completarea carnetelor de muncă; |
|
1 1 |
Notificare privind oferirea concediului de odihnă anual; |
|
1 2 |
Acordare a concediilor de odihnă anuale; |
|
1 3 |
Rechemare din concediul de odihnă anual |
|
1 4 |
Acordare a concediului neplătit; |
|
1 5 |
Acordare a concediului de studii; |
|
1 |
Acordare a concediului de maternitate; |
6 |
||
1 7 |
Acordare a concediului de îngrijire a copilului pînă la vârsta de 3 ani; |
|
1 8 |
Acordare a concediului suplimentar neplătit pentru îngrijirea copilului cu vârsta de la 3 la 6 ani; |
|
1 9 |
Acordare a concediului suplimentar neplătit cu durata de 14 zile calendaristice – unuia din părinții care are 2 şi mai mulţi copii în vârstă de până la 14 ani (sau un copil invalid), părinţilor singuri necăsătoriţi care au un copil de aceeaşi vârstă; |
|
2 0 |
Acordare a concediului suplimentar plătit cu durata de 4 zile calendaristice – unuia dintre părinţii care au 2 şi mai mulţi copii în vârstă de până la 14 ani (sau un copil invalid); |
|
2 1 |
Acordare a concediului paternal cu durata de 3 zile calendaristice – tatălui copilului nou-născut; |
|
2 2 |
Stabilirea suplimentelor la salarii; |
|
2 3 |
Aplicarea stimulărilor; |
|
2 4 |
Dispoziție cu privire la solicitarea explicațiilor salariatului; |
|
2 5 |
Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei pentru constatarea abaterii disciplinare; |
|
2 6 |
Act privind refuzul de a da explicații; |
|
2 7 |
Act privind refuzul de a semna Ordinul; |
|
2 8 |
Aplicare sancțiune disciplinară; |
|
2 9 |
Informarea Inspectoratului de Stat al Muncii despre producerea accidentului; |
|
3 0 |
Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor producerii accidentului; |
|
3 1 |
Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor producerii accidentului; |
|
3 |
Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea |
2 |
circumstanțelor producerii prejudiciului material; |
|
3 3 |
Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor producerii prejudiciului material; |
|
3 4 |
Dispoziție de încasare a prejudiciului material; |
|
3 5 |
Transfer; |
|
3 6 |
Transfer cu menținerea salariului precedent pentru o lună de zile în cazul transferului la o muncă mai puțin plătită; |
|
3 7 |
Modificare a contractului individual de muncă (CIM); |
|
3 8 |
Suspendare a CIM; |
|
3 9 |
Stabilire timp de muncă parțial; |
|
4 0 |
Acordare muncă la domiciliu; |
|
4 1 |
Delegarea în deplasare; |
|
4 2 |
Legitimația de deplasare; |
|
4 3 |
Sistare a activității întreprinderii; |
|
4 4 |
Stabilirea regimului flexibil de muncă; |
|
4 5 |
Stabilirea duratei reduse a timpului de muncă (salariați minori, salariați care îmbină munca cu studiile în instituțiile de învățământ superior și mediu de specilitate, salariații care activează în condiții de muncă vătămătoare, salariații a căror muncă implică un efort intelectual și psiho emoțional sporit); |
|
4 6 |
Demisie; |
|
4 7 |
Acord de încetare a CIM |
4 8 |
Demers de solicitare către alt angajator de concediere a salariatului acestuia în legătură cu transferul, în scopul angajării ulterioare a salariatului la propria unitate; |
|
4 9 |
Demers de solicitare a acordului și modelul acordului de angajare a unui salariat care activează la alt angajator; |
|
5 0 |
Concediere; |
|
5 1 |
Preavizare a expirării CIM încheiat pe termen determinat; |
|
5 2 |
Încetarea raporturilor de muncă ale salariatului în legătură cu expirarea CIM încheiat pe termen determinat; |
|
5 3 |
Desfacerea CIM; |
|
5 4 |
Preavizarea reducerea statelor/numărului de personal; |
|
5 5 |
Reducerea statelor/numărului de personal; |
|
5 6 |
Informarea AOFM despre disponibilizarea în masă, disponibilizarea salariaților minori; |
|
5 7 |
Preavizare privind lichidarea unității; |
|
5 8 |
Lichidare a unității. |
Securitatea și sănătatea în muncă |
||
1 |
Instrucțiunea privind obligațiile funcţionale în domeniul securității şi sănătății în muncă pentru funcția concretă (în dependență de specificul muncii prestate, după caz – de ex., stagiari în anumite profesii); |
|
2 |
Instrucţiunea privind acordarea primului ajutor medical accidentatului; |
|
3 |
Instrucţiunea SSM – instructaj introductiv general |
|
4 |
Instrucțiunea SSM pentru asigurarea securității antiincendiare; |
|
5 |
Instrucțiunile SSM pentru instrumentele, utilajul, obiectele etc. folosite de lucrători; |
6 |
Contrasemnare în Registrul de evidență a eliberării echipamentului individual de protecție (după caz); |
|
7 |
Procesul – verbal privind verificarea cunoştinţelor în domeniul SSM. |
Registre de evidență |
||
1 |
Evidență a contractelor individuale de muncă; |
|
2 |
Evidenţă a cererilor și a documentelor anexate la acestea ale persoanelor cu dizabilităţi care s-au adresat pentru a fi angajate în muncă la unitate; |
|
3 |
Evidență a ordinelor; |
|
4 |
Evidență a documentației de intrare; |
|
5 |
Evidență a documentației de ieșire; |
|
6 |
Evidență a instruirilor cu privire la responsabilităţile şi obligaţiile în cazul executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la incidentele de securitate dcp; |
|
7 |
Evidență a scoaterii şi introducerii mijloacelor de prelucrare a datelor cu caracter personal din/în perimetrul de securitate; |
Actele necesare în cazul stagiarilor sau altor categorii de persoane care prestează servicii: |
||
1 |
Contract de prestări servicii; |
|
2 |
Contract de efectuare a stagiului practic în producție; |
|
3 |
Contract de confidențialitate; |
|
4 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului intern; |
|
5 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de securitate și sănătate a muncii (SSM) |
|
6 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de mediu; |
|
7 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de protecție a dcp; |
|
8 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la |
prelucrarea dcp ale salariaților (RU, la general); |
||
9 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă; |
|
1 0 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video; |
|
1 1 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică; |
|
1 2 |
Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU, general); |
|
1 3 |
Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă; |
|
1 4 |
Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video |
|
1 5 |
Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică; |
|
1 6 |
Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate; |
|
1 7 |
Confirmarea aducerii la cunoștință a altor acte normative la nivel de unitate ce au tangență cu munca prestată; |
|
1 8 |
Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia (după caz); |
|
1 9 |
Proces-verbal privind predarea-primirea a anumitor bunuri ce vor fi folosite de către persoana respectivă. |